PPT演示規范與設計技巧
ppt,全稱microsoft office powerpoint,是微軟公司的演示文稿軟件。用戶可以在投影儀或者計算機上進行演示,也可以將演示文稿打印出來,制作成膠片。盡管目前出現了以prezi為代表的動態演示軟件,但ppt仍然是商務活動、工作匯報、企業宣傳、產品推介、項目競標、管理咨詢、教育培訓等領域使用最廣泛的軟件。
ppt是一個我們既熟悉又陌生的工具。說它熟悉,是因為在很多場合我們都會見到它,大型活動如世界互聯網大會、蘋果新品發布會、咨詢公司產品推介會等都需要ppt作為交流的媒介,而我們自己往往也會在個人演講、業務培訓等時候借助ppt來傳達自己的觀點。說它陌生,是因為我們絕大多數人對ppt演示的使用仍然停留在下載一個好看的模板,填入自己的內容的階段,忽略了ppt演示的規范與技巧。
一、 優秀ppt演示的共性
優秀的ppt演示,如蘋果、google、小米等公司的發布會ppt,給人以大氣、簡潔的印象。再配合優秀的演示者,就能在有限的時間內給觀眾形成強烈的心理暗示,從而達到演示最本質的目的:信息的有效傳達。通過對優秀ppt演示的學習,我們能夠發現一些共通的規范與技巧。
要完成一場好的演示,有三個角色至關重要:編劇、設計師、演示者。
(一) 編劇
一部優秀的電影必然有一個好的劇本。同理,一場好的演示也需要一位好的編劇。編劇在ppt演示中扮演了極其重要的角色,可以說是一場演示的大腦,他需要負責演示的邏輯、內容、銜接,如何推進,演示的起承轉合等等。如果這個步驟出現較大的問題,那么后續的設計師和演示者的努力會大打折扣。因此,我們在開始做ppt之前,不妨先整理一下思路,通過思維導圖等形式有條理的確定要演示的內容,梳理出整體框架之后,再進一步豐富細節。
如果是有主題的ppt演示,那么編劇還需要做到一點:簡短。讓自己的核心觀點盡量簡短。舉個例子,2015年2月,柴靜的霧霾深度調查《穹頂之下》在社會上引起了巨大反響,兩年多過去了,我可能已經記不清她那場演示的具體內容,但我仍然可以清晰的記得她的觀點:同呼吸共命運。簡短的6個字,言簡意賅,不僅讓我們意識到這是與所有人休戚相關的問題,更讓我們發自內心的想要為控制霧霾做點什么。
(二) 設計師
在編劇完成工作后,設計師將編劇的想法通過視覺進行呈現與表達,通俗講就是做ppt。
ppt設計的重要性不言而喻,整場演示中,ppt占據了最大的面積和最醒目的位置,ppt的好壞決定了觀眾對此次演示的直觀印象,一份美觀、邏輯清晰的ppt無疑能為演示加分不少。
同樣是介紹食物,有些ppt顯得雜亂無章,顏色過多。有些ppt,從比例、結構、配色、字體等各方面來說,都非常符合規范,也更加容易讓觀眾獲得良好的觀看體驗。
用自己能掌握的恰當方式,清晰、高效而又不失美觀地傳達出需要傳達的信息,這就是設計師。
(三) 演示者
演示者,承接了編劇與設計師之前的工作成果,將ppt向觀眾進行最終呈現,是ppt演示最后的一個關鍵。演示者要能夠與觀眾進行良好的互動,通過自身的語言、肢體、表情等向觀眾傳達信息。
在ppt演示的最后環節,與觀眾面對面的是ppt與演示者,ppt是靜態的信息流,演講者是動態的信息流,兩者一靜一動,只有雙方相互映襯、相得益彰,才能為觀眾呈現最好的演示。
從一名合格的演示者到一名優秀的演示者,要依次經歷三個層次:
1.第一層次,儀表著裝
演示者的外形是最基本的要求,也是最容易提升的部分。作為一名演示者,良好的儀表著裝不僅是跟觀眾溝通的基礎,更是最起碼的尊重。
2.第二層次,溝通表達
將你內心所思所感,通過合適的語言、動作、表情等表達出來,與觀眾產生交流,是演示者需要具備的基本功。演示者要口齒清晰、語言流暢,表達的內容應當邏輯清晰、易于理解,肢體語言要友好,避免多余的小動作、晃動等。還需要注意,演示者是要與觀眾產生交流的,臺上的演講不是背稿子,眼神要有互動。
溝通表達能力好的演示者,能夠在不知不覺中抓住你的關注,有的讓你感覺娓娓道來,有的讓你感覺大受啟發。
3.第三層次,感染力
能夠做到第一層次和第二層次的,已經是一名合格的演示者。而成為一名優秀的演示者,還需要一個特質:感染力。
感染力多數時候是一種與生俱來的特質,有的人也可以通過后天的刻意鍛煉而獲得。
1963年,馬丁•路德•金在華盛頓林肯紀念堂前發表的演講《我有一個夢想》(i have a dream),激勵和影響力多少美國人,對白人和黑人擁有更加和睦關系產生了深遠的影響。而這場演講也被奉為演講經典,成為范例被人們學習。
那些有著強大感染力的演示者,往往能夠通過演講喚起聽眾的同理心,演示者逐步從與觀眾產生交流升華為產生共鳴,從而讓觀眾接受、傳播自己的觀點。
二、 ppt設計基本原則
學習工作中我們往往要使用ppt進行演示,而絕大多數人都不是設計專業出身,想要做出高端的、極具設計感的ppt未免強人所難。但是,掌握一些ppt設計基本的原則,能夠讓我們做出來的ppt更加美觀、規范,提升觀眾的觀感。
(一) 結構
ppt的排版結構大致有以下幾類:
左右結構常用于目錄頁、過渡頁。目錄頁通常在寬側羅列目錄及內容概要,在窄側填寫標題或‘目錄’二字。
上下結構常用于封面頁、過渡頁,上中下結構常用于內容頁。對稱型的左右結構與上下結構常用來表示并列關系、沖突關系、對比關系等結構。
左中右結構常用于內容頁,適用于觀點羅列、數據呈現等形式的內容。適用的結構關系可以有并列關系、擴散關系、關聯關系、聯動關系等。
對角線結構屬于比較生動的一種,適用于表達一些比較活潑的內容,也適用于表達對比性較強的內容。
(二) 配色
配色也即是色彩搭配,這是一個不同色相之間相互呼應相互調和的過程,色彩之間的關系取決于在色相環上的位置,色相和色相之間距離的角度越近,則對比越弱,離得越遠則對比越強烈。
所有的顏色都可以根據這六個基礎顏色來搭配。但對于新手來說,使用色相環來配色可操作性太低,而且往往配不好顏色。要么顏色太多,要么毫無顏色。
這里只介紹一種比較簡單的配色方法。通常一份出彩的ppt至少需要2-4種顏色,大致可以分為三類:
主色:用于文字,建議使用深灰色,不建議直接使用黑色。黑色視覺沖擊力太大,而深灰色相對柔和。
底色:用于背景,建議使用白色。如果ppt太單調,一定不是白色背景的問題。
跳色:用于強調,這是我們唯一需要選擇的顏色,通常從公司的logo上取?;蚋鶕黝}選顏色,黨政、婚慶類的用紅色,生命、健康類的用綠色,醫療、科技類的用藍色。
主色和跳色要協調,通常主色用于承載信息,跳色用于傳遞情緒。所以如果想展示信息就讓主色多,想傳遞情緒就讓跳色多,但跳色的使用必須把握好尺度,跳色使用過度反而容易造成重點不突出。
(三) 字體
字體使用規范,不要使用宋體。
對于新手來說,一份ppt使用2種字體就足夠了,一種較粗,一種較細。字體推薦使用:
中文:微軟雅黑、微軟雅黑light
英文:arial
ppt中的標題我們使用微軟雅黑加粗,正文使用微軟雅黑即可。
使用微軟雅黑的一大優勢是其兼容性好,適用范圍廣。作為windows的御用字體,微軟雅黑從win7開始就被預裝在系統中,而且office2007開始也預置了這款字體。這意味著,當我們換電腦播放幻燈片時,能夠避免字體丟失等尷尬的情況發生。
以上介紹了ppt的演示與設計,盡管本文講到了很多ppt的設計技巧,但有一點需要強調:演示中,人永遠是主角,而ppt是輔助。ppt做的太差,無法呼應演示者,而ppt做得太炫,容易干擾觀眾,這些都背離了ppt作為演示輔助工具的初衷。因此,每一位需要使用ppt的演示者,都應處理好演示與ppt之間的關系,真正讓ppt服務于自己演示。
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